مشاغل کوچک و متوسط نسبت به سازمانهای بزرگ بیشتر در معرض تقلب هستند. اثرات تقلب می‌تواند برای شرکت‌ها بسیار مخرب باشد. انواع کلاهبرداری که مشاغل باید از آن آگاه باشند به طور کلی در سه دسته قرار می‌گیرد: سرقت ، تقلب در صورت‌های مالی و سوء استفاده از دارایی‌های شرکت.
این سرقت‌ها اغلب به صورت سرقت مستقیم پول نقد، ایجاد هزینه‌های جعلی و یا سرقت اموال توسط برخی کارمندان انجام می‌شود. بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک اغلب کارمندان خود را دوست و حتی اعضای یک خانواده می‌دانند اما برخی از این کارمندان با نقض مسئولیت خود در برابر کارفرما شخصاً سود می برد.
دلیل اینکه مشاغل کوچک و متوسط با خطر بیشتری از تقلب روبرو هستند به عوامل بسیاری برمیگردد از جمله اینکه یک کارمند طیف وسیعی از وظایف را در یک سازمان بر عهده دارد. روابط نزدیک کارکنان که منجر به نظارت کمتر می شود. عدم داشتن رویه نظارت رسمی و تخصص کمتر در امور مالی نیز از دیگر عوامل است. هر یک از این عوامل می تواند تأثیر زیادی بر سلامت مالی تجارت داشته باشد. بنابراین، بسیار ضروری است که مشاغل کوچک برای جلوگیری از کلاهبرداری و کشف هرچه سریع تر آن ها قدم بردارند.
۱٫ تقسیم وظایف در حسابداری
مشاغل کوچک اغلب دارای یک پرسنل هستند که تمام عملکردهای حسابداری مانند مطالبات مشتری ، پردازش پرداخت مشتری ، پرداخت صورتحساب ، مدیریت پول نقد و ثبت این کارکردها را در سیستم حسابداری به تنهایی انجام می‌دهد. این امر باعث پنهان ماندن تقلب می‌شود. لازم است که در شرکت‌ها حداقل دو نفر به طور متناوب این کارکردها را به عهده گیرند و رسیدگی به عملکردهای نقدی و حسابداری کاملاً مجزا نگهداری شود و یا این عملکردها از طریق رابطه با یک شرکت حسابداری انجام گیرد.
۲٫ کارمندان خود را بشناسید
علیرقم تلاش شرکت‌ها در استخدام کارمندانی صادق، داشتن روال رسمی استخدام حتی در یک تجارت کوچک می‌تواند به جلوگیری از کلاهبرداری کمک کند. بررسی سابقه کارمندانی که با پول نقد یا مدیریت پرداخت (و اطلاعات حساب بانکی) سر و کار دارند امری ضروری است.
ممکن است عجیب به نظر برسد اما کارمندانی که اقدام به کلاهبرداری می‌کنند غالبا افرادی هستند که مدیریت و همکاران به آنها علاقه‌مند هستند. این افراد برای جلب اعتماد غالباً ساعات طولانی کار می‌کنند و به ندرت به مرخصی می‌روند. این امر موجب می‌شود که وظایف آنها متنوع شود و نظارت کمتری بر آنها شود.
مورد دیگر کارمندانی است که با چالش‌های ناگهانی مالی در زندگی شخصی خود مواجه شده‌اند و ممکن است در معرض وسوسه قرار گیرند. تشویق کارمندان به استفاده از مرخصی‌های خود و در صورت امکان تغییر گه گاه سمت افراد در شرکت‌ها می‌تواند به شناسایی و جلوگیری از این موارد کمک کند.
۳٫ استقرار کنترل داخلی
حتی مشاغل کوچک هم نیازمند کنترل‌های داخلی به منظور جلوگیری یا تشخیص تقلب هستند. کنترل‌های داخلی شامل محدود کردن دسترسی به اطلاعات حساب مالی ، دسترسی به موجودی‌ها ، چند امضا بودن پرداخت هزینه‌ها، اضافه کاری، کلیه عملیات مربوط به نوشتن چک و سایر کارکردهای حسابداری یا حقوق و دستمزد ، و انجام حسابرسی‌های دوره‌ای برای اطمینان از صحت عملکرد دفاتر شرکت
۴٫ حساب‌های بانکی را به دقت بررسی کنید
به کمک خدمات بانکی آنلاین، مشاهده گردش حساب بانکی و بررسی فعالیت حساب آسان شده است و لازم است که مدیریت مرتباً این کار را انجام دهد تا از عدم دستکاری بانک در حساب‌های شرکت اطمینان حاصل کند. موارد قابل توجه شامل پرداخت به افراد ناشناس، عدم رعایت ترتیب در شماره چک و چک‌هایی که به جای واریز در حساب بانکی شرکت به شخص سومی داده شده‌اند. آگاهی دادن به کارمندان نسبت به اینکه حساب‌های بانکی دائما توسط مدیریت نظارت می شود خود به سادگی منجر به کاهش تقلب خواهد شد.
۵٫ آموزش کارکنان نسبت به تقلب
لازم است تا کارکنان فعال در بخش‌هایی که ریسک تقلب بالاست نسبت به علائم هشدار دهنده تقلب آموزش دیده و روش‌های جلوگیری و چگونگی گزارش موارد مشکوک از سوی همکاران یا مشتریان را بدانند. ایجاد یک سیستم گزارش‌دهی به مدیریت بدون فاش شدن نام می‌تواند در این موضوع بسیار کمک کننده باشد. مدیریت از جمله صاحبان مشاغل کوچک ، باید یک منشور اخلاقی ایجاد کنند تا همه بدانند که رفتار غیراخلاقی تحمل نخواهد شد.
